Mise en place d’une stratégie de communication interne : Guide Complet
La communication interne est essentielle pour la cohésion et le bon fonctionnement d’une organisation. Une stratégie de communication interne bien élaborée permet de renforcer la culture d’entreprise, d’améliorer la transparence et d’accroître l’engagement des employés. Ce guide pratique vous propose les étapes clés et les meilleures pratiques pour mettre en place une stratégie de communication interne efficace.
1. Définir les objectifs de la stratégie de communication interne
Avant de commencer, il est crucial de définir les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre stratégie de communication interne. Ces objectifs doivent être alignés avec la vision globale de l'entreprise et répondre aux besoins spécifiques des employés.
a. Améliorer l'engagement des employés
Un des objectifs courants est de favoriser l'engagement des employés en leur fournissant des informations claires et en les impliquant dans les décisions importantes de l’entreprise.
b. Renforcer la culture d'entreprise
La communication interne est un puissant levier pour promouvoir les valeurs, la mission et la vision de l’entreprise. Il est important de rappeler ces éléments régulièrement à travers différents canaux de communication.
c. Faciliter la circulation des informations
La communication interne doit fluidifier la diffusion des informations, qu’elles soient descendantes (de la direction vers les employés), ascendantes (des employés vers la direction) ou transversales (entre services).
2. Connaître son audience
Il est important de bien comprendre les besoins et les attentes des différentes catégories d’employés au sein de l’organisation. Chaque groupe a des préférences spécifiques en matière de communication, et il est essentiel d’adapter votre stratégie en fonction de ces segments.
a. Segmenter les groupes d'employés
Identifiez différents segments d'employés en fonction de leur département, niveau hiérarchique, ancienneté, ou type de poste (sédentaire ou terrain, par exemple). Cette segmentation permet d’ajuster les messages en fonction des besoins et préférences de chaque groupe.
b. Sondages et retours d'information
Utilisez des sondages ou des enquêtes pour mieux comprendre les canaux de communication préférés des employés, les sujets qui les intéressent et leurs attentes en termes de transparence.
3. Choisir les bons canaux de communication
Une stratégie de communication interne efficace repose sur l'utilisation des bons canaux pour atteindre l'audience visée. Voici quelques canaux à envisager :
a. Intranet
L'intranet est un outil incontournable pour centraliser les informations et les documents à destination des employés. Il permet également de diffuser des actualités et des annonces importantes.
b. Emails
Les emails sont un moyen simple et direct pour la communication descendante. Cependant, il est essentiel de limiter leur fréquence et d’envoyer des messages concis pour ne pas saturer les boîtes de réception des employés.
c. Réunions et événements internes
Les réunions d'équipe ou les assemblées générales permettent de diffuser des informations importantes tout en offrant l’occasion aux employés de poser des questions et d’interagir directement avec la direction.
d. Applications de messagerie instantanée
Des plateformes comme Slack, Microsoft Teams ou WhatsApp permettent une communication rapide et informelle entre collègues. Ces outils favorisent les échanges instantanés et facilitent la collaboration.
e. Affichages et bulletins d'information
Les panneaux d'affichage physiques ou électroniques dans les locaux de l’entreprise sont utiles pour communiquer des informations importantes, notamment dans des environnements industriels ou sur des sites de production où les employés n’ont pas toujours accès à des ordinateurs.
4. Élaborer un plan de communication clair
Un plan de communication interne doit détailler les messages clés, les publics cibles, les canaux de communication et le timing. Voici les étapes principales pour concevoir ce plan :
a. Messages clés
Définissez les messages principaux à faire passer tout au long de l’année. Ces messages doivent être cohérents avec les objectifs de l’entreprise et pertinents pour les employés.
b. Calendrier de communication
Établissez un calendrier qui répartit les différentes communications sur une période donnée (trimestrielle, semestrielle, annuelle). Cela permet de planifier les annonces importantes et d’éviter la surcharge d’informations.
c. Fréquence des communications
Déterminez la fréquence idéale des communications pour chaque type de canal (hebdomadaire pour des emails d’information générale, mensuel pour des réunions d’équipe, etc.) afin de maintenir un équilibre entre trop peu et trop d’informations.
5. Encourager la communication bidirectionnelle
Il est important que la communication interne ne soit pas uniquement descendante. Encourager les employés à partager leurs opinions et à poser des questions contribue à créer un climat de confiance.
a. Boîte à idées
Mettez en place une boîte à idées (physique ou numérique) pour que les employés puissent soumettre des suggestions d’amélioration ou poser des questions de manière anonyme.
b. Sondages réguliers
Organisez des sondages internes pour obtenir des feedbacks réguliers sur l’expérience des employés, leur perception de la communication et les axes d'amélioration possibles.
c. Réunions ouvertes
Organisez des réunions ou des forums ouverts où les employés peuvent exprimer leurs préoccupations et poser des questions directement aux dirigeants. Cela renforce la transparence et l'engagement.
6. Impliquer les managers dans la communication
Les managers jouent un rôle clé dans la diffusion des informations et dans la création d'un environnement de travail communicatif et transparent.
a. Formations pour les managers
Assurez-vous que les managers soient formés aux meilleures pratiques en communication interne. Ils doivent être capables de relayer efficacement les messages de la direction et d’être à l’écoute de leurs équipes.
b. Responsabilité des managers
Encouragez les managers à être des ambassadeurs de la communication interne en encourageant des discussions régulières avec leurs équipes sur les objectifs, les défis, et les attentes.
7. Utiliser la technologie pour améliorer la communication
La technologie joue un rôle crucial dans la facilitation de la communication interne, notamment dans les organisations distribuées ou à distance.
a. Portails RH et plateformes collaboratives
Les portails RH comme Workday ou BambooHR et les outils collaboratifs comme Google Workspace ou Microsoft 365 facilitent le partage d’informations, la gestion des documents et la communication au quotidien.
b. Outils d'engagement
Des solutions comme TINYpulse ou Officevibe permettent de mesurer l'engagement des employés en temps réel et d’ajuster la stratégie de communication en fonction des retours reçus.
8. Mesurer et ajuster la stratégie de communication
Une bonne stratégie de communication interne doit être évaluée régulièrement pour s'assurer de son efficacité. Voici comment mesurer les performances :
a. Indicateurs de performance (KPIs)
Définissez des KPIs pour mesurer l'impact de la communication interne. Par exemple, le taux de lecture des emails, le nombre de visites sur l’intranet, ou encore le taux de participation aux réunions d’équipe.
b. Satisfaction des employés
La satisfaction des employés est un indicateur clé pour évaluer la qualité de la communication interne. Utilisez des enquêtes de satisfaction pour mesurer l'impact des initiatives de communication.
c. Ajustement en fonction des retours
En fonction des résultats des KPIs et des retours des employés, ajustez la stratégie pour l’adapter aux besoins réels de l’entreprise.
La mise en place d’une stratégie de communication interne efficace demande une analyse approfondie des besoins de l’etreprise, des employés et des outils disponibles. En suivant les bonnes pratiques exposées dans ce guide, vous pourrez construire une communication interne fluide, engageante et adaptée aux spécificités de votre organisation. Cette stratégie, en plus d'améliorer la productivité, renforcera la cohésion au sein de vos équipes et contribuera à créer une culture d'entreprise positive et transparente.
Références
Effective Communication Strategies in Organizations, Harvard Business Review, 2020.
Communicating for Managerial Effectiveness: Problems, Strategies, Solutions, SAGE Publications, 2017.
Making the Connections: Using Internal Communication to Turn Strategy into Action, Gower Publishing, 2008.
